Statuts et règlements

De l’Association du cheval arabe du Québec

 

Révisé le 2013/01/26

 

ARTICLE I

Ceci constitue les statuts et règlements de l’Association du cheval arabe du Québec inc.

 

ARTICLE II

Le nom de l’Association sera: “L’ASSOCIATION DU CHEVAL ARABE DU QUÉBEC INC.” / “QUEBEC ARABIAN HORSE ASSOCIATION INC.”

 

ARTICLE III

Le sceau de l’Association sera constitué d’une image d’un cheval arabe circonscrit dans la forme d’un Q stylisé avec une fleur de lys en haut, à la gauche. Le sigle de l’Association sera constitué de la même image que le sceau avec le texte suivant à droite: “L’ASSOCIATION DU CHEVAL ARABE DU QUÉBEC” / QUEBEC ARABIAN HORSE ASSOCIATION.

 

ARTICLE IV

Objectifs

L’Association aura pour objectifs:

1) D'encourager et de coordonner les efforts de tous les éleveurs, propriétaires et admirateurs de chevaux arabes de la province de Québec dans la poursuite de la promotion, de l'amélioration et d'une plus grande appréciation de la race Arabe;

2) De consacrer les efforts collectifs des éleveurs, propriétaires et admirateurs de chevaux arabes de la province de Québec, à la promotion du sport équestre et à l'entraînement humanitaire des chevaux arabes.

 

ARTICLE V

Moyens

Pour atteindre ses objectifs, l’Association travaillera à:

1) Intéresser et motiver, dans un climat amical et enthousiaste les éleveurs, propriétaires et admirateurs de chevaux arabes, à s'impliquer dans les différentes fonctions de l'administration;

2) Formuler et diffuser une publicité provinciale positive et intéressante dans le but de rendre le cheval arabe de plus en plus accessible aux admirateurs de tout âge;

3) Organiser au moins un concours hippique par année, pour chevaux arabes pur-sang, demi-sang et anglo-arabe;

4) Offrir, si possible, à tout intéressé, des cliniques de soins, d'entraînement et de présentation de chevaux arabes, showmanship.;

5) Motiver et faciliter l'accès à des cours éducatifs pour tous les genres d'équitation;

6) Organiser des activités sociales, des rencontres amicales, des voyages…;

7) Intéresser les éleveurs à promouvoir les produits de la race dans les différents médias d'informations ainsi que les propriétaires de chevaux arabes dans les programmes d'amélioration de la race, de présentation, et de futurités dans le but d'aider au marché de vente et d'achat de chevaux arabes au Québec et à l'extérieur du Québec;

8) S'occuper de la gestion financière pour les activités de l'Association.

 

ARTICLE VI

Officiers et directeurs

A. Les officiers de l'Association seront: le président, le vice-président, le secrétaire-trésorier. Lors d'une assemblée générale ou lors d'une assemblée qui aura lieu à la place de l'assemblée annuelle et au même endroit, on procédera à l'élection du bureau des directeurs. Immédiatement après l'assemblée générale et sans avis de convocation, le bureau des directeurs se réunira pour élire ses officiers. Le bureau des directeurs se composera de 6 membres. Tous les officiers et directeurs doivent être des résidents de la province de Québec. Le président et le vice-président doivent être des directeurs. Il n’est pas nécessaire que le secrétaire-trésorier soit un directeur. Aucun officier de l’Association ne peut occuper plus d’un poste. Tout directeur doit être âgé de 18 ans ou plus. Seuls les directeurs ont droit de vote en ce qui concerne l’administration de l’Association. Chaque directeur possède un droit de vote.

B. Les officiers seront élus annuellement pour un mandat d'une durée d'un an. Cependant ils pourront être réélus consécutivement plus d'une fois. La moitié des membres du bureau des directeurs sera élue annuellement pour un mandat d'une durée de deux ans.

C. Les directeurs ou officiers seront propriétaires ou non de chevaux arabes. L'admissibilité de candidats à titre de directeurs propriétaires de chevaux d'une autre race que l'Arabe sera laissée à la discrétion des membres de l'Association et le nombre de ces candidats sera limité par eux.

D. Pour assurer la continuité dans les connaissances et dans les décisions, etc., le dernier président sera membre ex-officio du conseil d'administration pour la durée d'une année et aura droit de vote.

E. Le bureau des directeurs, à sa discrétion et lorsqu’il le jugera nécessaire, pourra nommer des directeurs adjoints pour aider tout officier ou directeur dans l’accomplissement de ses tâches et la poursuite des objectifs de l’association. Ces directeurs adjoints pourront aussi être responsables d’une fonction ou d’un comité. Il n’est pas nécessaire que les directeurs adjoints ainsi nommés soient membres de l’Association.

F. Le bureau des directeurs aura la responsabilité de gérer toutes les affaires et tous les objectifs de l'Association. Par les précédentes, le bureau des directeurs a tous les pouvoirs de l'Association elle-même pour gérer et contrôler les biens et les affaires de l'Association. Sans limiter le pouvoir général accordé ci-haut, le bureau des directeurs:

1) Sera la seule entité légale ayant le pouvoir d'agir en toute matière résultant du Livestock Pedigree Act et de transiger avec toute autorité ou personne y relevant.

2) Aura le pouvoir de combler des vacances qui pourront survenir au sein des officiers soit par démission, par destitution, disqualification ou autrement. Même s’il n’y a pas quorum, les directeurs pourront, à cette fin, à la majorité des voix, choisir un successeur ou des successeurs qui compléteront le mandat non écoulé. Des vacances au sein du bureau des directeurs peuvent être comblées, pour la durée non écoulée du mandat, par les membres lors d'une assemblée générale dûment convoquée à cette fin, à moins que de telles vacances aient déjà été comblées par les directeurs.

G. Tout officier ou directeur qui n'aura pas assisté à trois (ou plus) réunions consécutives du conseil d'administration pourra être remplacé à la discrétion du bureau des directeurs et en sera avisé par écrit par le secrétaire-trésorier.

H. Tout directeur et officier de cette association pourra remettre sa démission pendant son mandat en avisant par écrit le secrétaire-trésorier de l'Association. Au moment d’une telle vacance, le bureau des directeurs pourra nommer un remplaçant jusqu’aux prochaines élections.

I. Tout directeur et officier élu en assemblée générale pourra être destitué de ses fonctions lors d'une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin par un vote majoritaire de tous les membres de l'Association. Si c'est un officier, les directeurs devront immédiatement élire son remplaçant. Le conseil d'administration peut, par un vote majoritaire des membres du conseil, destituer tout directeur adjoint de tout comité élus ou nommés par eux et pourra, au besoin élire ou nommer son remplaçant.

 

ARTICLE VII

Conseil d’administration

1) Le conseil d'administration sera composé des officiers, des directeurs et des directeurs adjoints élus ou nommés selon l'article VI des statuts et règlements. Toute personne faisant partie du conseil d'administration pourra être en charge d'une fonction ou d'un comité désigné, ou choisie d'un comité désigné, ou choisie selon les goûts, aptitudes et possibilités de cette personne.

2) Les responsables de fonctions ou comités, tout en travaillant dans leurs activités propres, devront tenir compte de l'ensemble des activités afin que le conseil d'administration reste uniforme dans la poursuite des buts de l'Association.

3) Les directives, décisions et règlements établis en régie interne par chaque comité ou responsable, devront être approuvés par le bureau des directeurs, à l'unanimité ou par vote. Ces directives, décisions ou règlements auront la même importance que les statuts et règlements de l'Association. Toute contestation pourra être considérée par écrit et postée au secrétariat 60 jours avant une réunion du dit conseil.

 

ARTICLE VIII

Devoirs des officiers

1) Le président présidera toutes les assemblées de l'Association et celles du conseil d'administration aura la supervision générale de toutes les affaires de l'Association et sera membre ex-officio de tous les comités.

2) Le vice-président, en cas d'absences ou d'incapacité du président, accomplira toutes les tâches du président. Il remplira une fonction ou fera partie d'un comité.

3) Le secrétaire-trésorier, en plus d’assumer la garde du sceau, doit dresser et conserver les procès-verbaux de toutes les assemblées générales et de celles du conseil, et accomplira toutes les tâches relatives à son poste et aura tous les autres pouvoirs que le conseil lui désignera. A moins d’une proposition contraire par écrit du conseil d’administration, le secrétaire-trésorier aura le pouvoir de signer les certificats des membres de l’Association. Il aura la responsabilité du classement de toute la correspondance de l’Association et devra tenir à jour les rapports et statistiques de l’Association. En son absence, un assistant-secrétaire-trésorier ou un secrétaire-trésorier intérimaire accomplira ses tâches lors de réunions. Le secrétaire-trésorier recevra toute la correspondance et en fera la lecture aux assemblées des membres et devra y répondre. La correspondance pourra être détruite annuellement après trois ans et les affaires financières pourront être détruites après cinq ans à la discrétion de trois membres du conseil d’administration.

Le secrétaire-trésorier, selon les directives du conseil, aura la garde de tous les argents, de tous les papiers et documents de valeur de l'Association et exercera, sous la supervision du conseil, tous les pouvoirs et toutes les obligations relatives à son poste et à la demande du conseil, remettra les garanties requises dans la matière prévue. Il déposera tous les fonds de l'Association dans une institution financière désignée par les directeurs. Il peut endosser, pour dépôt ou pour collection, tous les chèques ou billets payables à l'Association. Il devra s'occuper de la tenue des livres comptables de l'Association qui seront la propriété de l'Association et ainsi que pour tous les biens en sa possession, seront sujet à inspection et contrôle de la part des membres du conseil de temps à autre. Le secrétaire-trésorier gardera son poste selon le bon gré du conseil et, sera sujet en toute matière à ses directeurs et rendra compte des fonds de l’Association à chaque assemblée annuelle des membres. Le secrétaire-trésorier devra payer toutes les factures de l’Association. Tous les chèques devront être signés par le secrétaire-trésorier et contresignés par le président ou par un autre directeur nommé par résolution écrite par le conseil d’administration. Le secrétaire-trésorier devra soumettre ses livres comptables pour vérification annuelle et le rapport officiel des vérifications sera inclus dans le rapport annuel du secrétaire-trésorier.

4) Toute personne qui accepte le poste d'officier et/ou de directeur s'engage moralement à remettre à la fin de son mandat tous les biens et effets appartenant à l'Association.

 

ARTICLE IX

Membres

Toute personne, famille et organisation peut devenir membre sur demande et acceptation auprès du conseil d’administration. Le bureau des directeurs verra à administrer et à appliquer les règles d’admissibilité et les règlements ci-après.

A. Genres de membres:

1) Membres annuels.

Un membre annuel peut être: membre individuel (un individu), membre familial (2 adultes avec leurs enfants en bas de 18 ans demeurant sous le même toit). Membre junior (moins de dix-huit ans au 31 décembre). Membre sociétaire (les personnes d'un regroupement ). Membre supporteur (entreprise, individu). Membre de courtoisie (un nouveau membre qui a acheté au cours de l'année un cheval arabe à un membre en règle). Membre honoraire (une société, un individu). Membre annonceur (une entreprise ou un individu).

2) Membres à vie.

Les membres à vie seront les membres fondateurs(2) déjà connus.

B. Demande d’admission:

1) La demande d'adhésion doit se faire par écrit et être transmis au secrétariat.

2) Les membres honoraires suggérés au début de l'année seront approuvés par le bureau des directeurs et recevront gracieusement les informations, invitations ou communiqués jugés opportuns.

C. Les cotisations des cartes de membres valide du 1er janvier au 31 décembre seront déterminées par le conseil d'administration avant l'échéance de ces dernières.

D. Seul les renseignements nominatifs autorisés par la signature du membre visé pourront être divulgués.

 

ARTICLE X

Règlements

1) Un membre en règle est un membre qui se conforme aux règlements ci-énoncés, qui n'a aucun arrérage dans ses cotisations ou autres frais et qui n'a pas été suspendu. À moins qu'autrement spécifié ci-dedans, tous les membres en règle pourront bénéficier de tous les droits et privilèges de l'Association.

2) Chaque membre aura droit à un certificat de membre de l'Association dans la forme décrétée par le bureau de direction. En cas de perte, mutilation ou destruction de ce certificat de membre, un duplicata pourra être émis selon les modalités déter-minées par le bureau des directeurs.

3) La responsabilité financière de chaque membre de l'Association est limitée au montant dû relatif à ses cotisations ou autres frais.

4) Un membre peut, en tout temps, démissionner de l'Association en faisant parvenir au secrétaire-trésorier de l'Association un avis écrit de son intention; dans ce cas il n'y aura aucun remboursement des frais d'inscription.

5) Aucun membre ne peut occuper un poste de direction ou avoir le droit de vote à une réunion ou déposer un avis de motions pour amender des statuts et règlements si, à ce moment-là, il a des arrérages dans ses cotisations ou autres frais. De plus, aucun requérant n'aura droit de vote tant que sa demande d'adhésion n'aura été acceptée.

6) Aucun membre ne pourra bénéficier des droits et privilèges de l'Association pendant l'année où il n'aura pas payé sa cotisation de membre. Chaque année, au 31 mars, tous les membres qui auront payé leur cotisation de l'année précédente mais qui n'auront pas payé celle de l'année en cours, seront retirés de la liste de membres. Cependant, ils pourront à nouveau devenir membre en se conformant aux procédures d'admission prévues dans les statuts et règlements.

7) Le bureau des directeurs aura le pouvoir de suspendre ou d'exclure tout membre qui ne se conforme pas aux règles énoncées dans les statuts et règlements, ou dont les agissements, selon le bureau de direction, vont à l'encontre des intérêts de l'Association. Tout membre qui a été suspendu ou exclu pourra, après 60 jours, faire une demande de réinstallation au bureau des directeurs et sera réinstallé à la prochaine réunion du conseil pourvu qu'il obtienne les deux tiers des votes des membres présents à l'assemblée du conseil. Si le bureau des directeurs refuse de réinstaller une personne qui a été suspendue, cette personne aura le droit de faire une demande de réinstallation à une assemblée générale. Cependant cette réinstallation en assemblée générale ne prendra effet que si elle obtient les deux tiers des votes des membres présents. Toute personne exclue d'une association incorporée sous le Live-stock Pedigree Act ne sera pas éligible pour devenir membre de cette association, et s'il en est déjà membre au moment de son expulsion, sa carte de membre sera révoquée.

8) Toute accusation portée au bureau des directeurs contre une personne et qui pourrait amener son expulsion ou sa suspension, devra être discutée à une réunion du conseil et on devra aviser par écrit, au moins 15 jours avant la tenue de cette réunion, la personne impliquée qui aura le droit de se faire entendre.

 

ARTICLE XI

Vote

Tout membre ayant payé sa cotisation annuelle au plus tard le 31 mars de chaque année, incluant les membres à vie, qui est âgé de 18 ans et plus, et qui est en règle, a droit à un vote. Cependant, les familles et/ou regroupements (i.e. sociétés, compagnies ou syndicats), auront à déterminer le nom de la personne (âgée de 18 ans et plus) ayant le droit de vote lors de l’inscription avant le début de la réunion.

La majorité est requise pour qu’une proposition soit adoptée à l’assemblée (majorité simple des membres présents).

Sauf lors des élections (vote secret), tout vote se fait à main levée à moins qu’un membre demande le vote secret.

 

ARTICLE XII

Dépenses, revenus et biens

Les revenus de l’Association ainsi que ses biens, de quelque source qu’ils proviennent, devront être utilisés uniquement pour promouvoir et développer les objectifs de l’Association et, par conséquent, aucune partie ne peut être payée ou transférée directement ou indirectement par la voie de bonus ou de toute autre façon à titre de profits ou de gains aux membres anciens, présents ou futurs de l’Association ou à leurs représentants. Il est entendu toutefois qu’aucune des dispositions du présent article ne pourra empêcher le paiement bona fide de toute personne pour les services qu’elle a effectivement rendus à l’Association, que ces personnes soient membres ou non de l’Association, et des dépenses encourues par les officiers, directeurs ou directeurs adjoints au nom de l’Association et pour les affaires de l’Association, si tels paiements ont été approuvés au préalable par le conseil d’administration.

 

ARTICLE XIII

Rapport des vérificateurs et rapports annuels.

Lors de l’assemblée annuelle, le conseil d’administration devra présenter un rapport complet de ses activités et de celles de l’Association. Le secrétaire-trésorier devra présenter un rapport détaillé, dûment signé par les vérificateurs, de toutes les transactions et dépenses de l'année précédente ainsi que de l'actif et du passif de l'Association. Les responsables de tous les comités de l'Association ainsi que de tous les comités spéciaux devront présenter à chaque assemblée annuelle, un rapport écrit des activités, dépenses et revenus de son comité pour l'année précédente.

 

ARTICLE XIV

Livres et registres

Le secrétaire-trésorier de l'Association doit tenir un registre où sera consignée copie des statuts et règlements de l'Association ainsi que de tous les amendements apportés à ce jour. Une copie sera remise à toute personne qui deviendra membre en règle de l'Association.

Le secrétaire-trésorier doit tenir, en un endroit qui lui convient ou en un lieu désigné par le conseil d’administration, les livres de comptabilité de l’Association. En tout temps, le conseil d’administration peut procéder à une vérification des livres et y aura accès dans des délais raisonnables.

 

ARTICLE XV

Assemblées

1) Les assemblées régulières du conseil d'administration auront lieu dans la province de Québec aux dates et lieux déterminés au préalable par vote du conseil. Les assemblées spéciales du conseil peuvent être convoquées en tout temps et lieu par le président, le vice-président, le secrétaire-trésorier ou trois et plus des directeurs. Dans ces cas, le secrétaire-trésorier ou la personne convoquant l’assemblée doit faire parvenir un avis de convocation à chacun des directeurs. Des assemblées peuvent être tenues en tout temps et en tout lieu sans avis de convocation officielle en autant que tous les membres aient été avisés .

2) Les avis de convocation de toute assemblée devront mentionner l'heure, la date et le lieu de la rencontre et devront être expédiés par lettre mise à la poste au moins 14 jours avant la tenue de l'assemblée et être adressés à chacun des directeurs, si c'est une assemblée du conseil, ou à chacun des membres de l'Association, si c'est une assemblée générale des membres, à leur dernière adresse personnelle ou d'affaires apparaissant aux registres de l'Association.

3) L'ordre du jour de toute assemblée sera le suivant:

Mot de bienvenue.

Identification des membres.

Lecture et adoption de l’ordre du jour.

Lecture et adoption de la dernière réunion.

Rapports, projets des comités.

Lors de l’assemblée générale, élection des directeurs et officiers.

Varia.

Date, lieu et heure de la prochaine réunion (conseil d’administration).

Levée de l’assemblée.

En cas de contestation sur une procédure non prévue par les présents statuts et règlements, le code de procédures “Morin” prévaudra.

 

ARTICLE XVI

Quorum

1) Assemblées du conseil.

Pour toute question concernant les transactions de l’Association, le quorum du conseil est d’un tiers des membres du conseil d’administration tel que constitué présentement. Cependant, des réunions peuvent avoir lieu sans autre avis. Le conseil peut décider de toute question à l’ordre du jour d’une réunion par vote pris à la majorité des membres présents et en autant qu’il y ait quorum; de plus, avant qu’une réunion du conseil d’administration puisse avoir lieu, il faudra que, conformé-ment aux dispositions prévues dans les statuts et règlements, un avis de convocation ait été adressé à chacun des membres.

2) Assemblées générales.

Pourvu qu’un avis de convocation ait été adressé à chacun des membres, le quorum pour une assemblée générale ou toute assemblée spéciale des membres équivaudra aux membres en règle présents..

 

ARTICLE XVII

Code d’éthique

A. Dans son fonctionnement, l'Association verra à maintenir les principes suivants:

1) Un respect sacré envers la direction, les membres, amis et intervenants. Une attitude respectueuse envers les autres races, leurs propriétaires, entraî-neurs, etc.

2) Une appréciation chaleureuse pour tout collaborateur aidant dans la poursuite des buts de l'Association.

3) Un humour constant afin de rendre les tâches plaisantes dans l'administration "bénévole", faire vivre les activités dans un esprit de plaisir et de camaraderie afin de régler plus facilement les problèmes éventuels.

B. Des actions protocolaires (remerciements publiques ou par la poste) seront faites pour remercier, apprécier et honorer toutes interventions bénéfiques à l'Association.

C. Des gestes concrets seront mis en place tels: accueil et bienvenue aux activités, ouvertures officielles aux concours hippiques, etc.

 

ARTICLE XVIII

Amendements

1) Ces statuts et règlements peuvent être modifiés ou révoqués. Cependant, toute modification, amendement ou révocation n'entrera en vigueur qu'après avoir été adopté par les deux tiers des membres en règles de l'Association présents, en personne ou par procuration, à une assemblée spéciale dûment convoquée à cette fin.

2) Toute proposition, ayant pour effet de modifier les présents statuts et règlements, doit être signée par deux membres en règle de l'Association et remise au secrétaire-trésorier au moins 60 jours avant la tenue d’une assemblée générale et devra apparaître sur l’avis de convocation, sinon l’assemblée ne pourra prendre de vote sur les propositions d’amendements.

3) Aux fins d'interprétation de cette constitution, le singulier englobe le pluriel et le masculin englobe le féminin.