Article I

Ceci constitue les statuts et règlements de l’Association du Cheval Arabe du Québec Inc.

 

Article II

Le nom de l’Association sera « Association du Cheval Arabe du Québec Inc. » /« Québec Arabian Horse Association Inc. »

 

Article III

Le sceau de l’Association sera constitué d’une image d’un cheval arabe circonscrit dans la forme d’un Q stylisé avec une fleur de lys en haut à la gauche. Le sigle (logo) de l’Association sera constitué de la même image que le sceau avec l’abréviation de « Association du Cheval Arabe du Québec », c'est-à-dire A.C.A.Q à la base du sigle (logo).

 

Article IV

L’Association aura pour objectifs :

1. D’encourager et de coordonner les efforts de tous les éleveurs, propriétaires et de chevaux arabes de la province de Québec dans la poursuite de la promotion, de l’amélioration et d’une plus grande appréciation de la race Arabe;
2. De consacrer les efforts collectifs des éleveurs, propriétaires et admirateurs de chevaux arabes de la province de Québec, à la promotion du sport équestre et à l'entraînement humanitaire des chevaux arabes.

 

Article V

Moyens :

 

Pour atteindre ses objectifs, l’Association du cheval arabe du Québec travaillera à :

 

1. Intéresser et motiver, dans un climat respectueux et enthousiaste les éleveurs, les propriétaires, les admirateurs et passionnés de chevaux arabes à s'impliquer dans les différentes fonctions de l'administration;
2. Formuler et diffuser une publicité provinciale positive et intéressante dans le but de rendre le cheval arabe de plus en plus accessible;
3. Organiser au moins un concours hippique par année, pour chevaux arabes pur-sang et demi-sang arabe;
4. Offrir, si possible, à ses membres, des cliniques de soins, d’entraînement et de présentation de chevaux arabes et/ou autres activités se rapportant à la race ou discipline reliée à elle.
5. Motiver et faciliter l’accès à des cours éducatifs pour tous les genres d’équitation;
6. Organiser des activités sociales, des rencontres amicales, des voyages;
7. Intéresser les éleveurs à promouvoir les produits de la race dans les différents médias d'informations ainsi que les propriétaires de chevaux arabes dans les programmes d'amélioration de la race, de présentation, et de futurités dans le but d'aider au marché de vente et d'achat de chevaux arabes au Québec et à l'extérieur du Québec;S’occuper de la gestion financière pour les activités de l’Association.

 

Article VI

1. Composition du comité exécutif.

 

1. L’Exécutif de l’association est composé de six personnes officières occupant les postes suivants: la présidence, la vice-présidence, secrétaire-trésorière et trois (3) directeurs.  Ces personnes sont élues lors de l’assemblée générale de l’association. Le mandat de chaque personne officière est de 2 ans.
2. Dans le but d’assurer une continuité, les élections des personnes officières se feront en alternance, soit :  le poste de présidence et deux postes de directeurs aux deux ans et les postes de vice-présidence, secrétaire-trésorière et un directeur l’année suivante. Les personnes officières pourront être réélus consécutivement plus d'une fois.
3. Les personnes qui se présentent à ces postes doivent être des membres en règle selon l’article VIII et être âgé de 18 ans et plus.
4. Les personnes officières seront propriétaires ou non de chevaux arabes. L'admissibilité de candidats à titre de directeurs propriétaires de chevaux d'une autre race que l'Arabe ou non-propriétaire sera laissée à la discrétion des membres de l'Association et le nombre de ces candidats sera limité par eux.
5. Les personnes officières doivent être en majorité résidents du Québec. Une élection d’un candidat à titre de directeur demeurant à l’extérieur du Québec est à la discrétion des membres de l'Association et des autres personnes officières et le nombre de ces candidats sera limité à 2 maximum.
6. Aucune personne officière ne peut occuper plus d’un poste sur l’exécutif. Dans le cas d’une adhésion familiale; une seule personne peut se présenter sur l’exécutif pour représenter cette adhésion multiple.
7. Les personnes officières de l’exécutif pourront décider, par vote, de s’adjoindre, selon les besoins, des personnes ayant une expertise et compétence dans la matière, tout en poursuivant les objectifs de l’association. À noter: ces personnes ne sont pas des personnes élues par l’assemblée générale donc le travail proposé est d’apporter leur expérience vécue.

 

2.  Attributions :

 

L’exécutif de l’Association:

1. Aura la responsabilité de gérer toutes les affaires et tous les objectifs de l’Association;
2. Aura aussi tous les pouvoirs de l’Association pour gérer et contrôler les biens et les affaires de l’Association.
3. Sera la seule entité légale ayant le pouvoir d’agir en toute matière résultant du «Livestock Pedigree Act» et de transiger avec toute autorité ou personne y relevant;
4. Aura le pouvoir de combler un poste vacant pouvant survenir à l’exécutif, à la suite d’une démission, destitution, disqualification, à la majorité des voix et ce, pour le reste du mandat;

 

 

 

Fonctionnement

1. Toutes les décisions relatives à l’association seront prises par vote de l’exécutif. Chaque personne officière de l’exécutif possède un droit de vote. Ces décisions auront la même importance que les statuts et règlements de l'Association. Toute contestation pourra être considérée et acheminée au secrétariat 60 jours avant une réunion de l’exécutif;
2. Toute personne officière pourra remettre sa démission pendant son mandat en avisant par écrit le secrétaire-trésorier de l'Association. Au moment d’une telle vacances, le bureau des directeurs pourra nommer un remplaçant par interim jusqu’aux prochaines élections;
3. Toute personne officière qui n’aura pas assisté à trois réunions consécutives de l’exécutif pourra être remplacée, à moins d’une raison grave et la personne secrétaire-trésorière avisera ladite officière, par écrit de la décision prise par l’Exécutif. Cette personne officière pourra, se présenter à une assemblée générale et/ou spéciale pour, se faire entendre sur ses raisons;
4. La décision finale de réintégration de la personne officière sera prise par vote des membres à l’assemblée générale;
5. Dans le cas où il y a une destitution, la personne remplaçante sera élue à la présente assemblée pour remplir le mandat;

 

Article VII

Devoirs des officiers de l’exécutif :

 

1.  La présidence:

La présidence présidera toutes les assemblées de l’exécutif, générale ou spéciale, orientera au besoin les débats et aura la supervision générale de toutes les affaires de l’Association.  Il est aussi membre ex-officio de tous les comités existants, ceci dans le but d’assurer une continuité et il peut également être « une référence » au besoin;

La présidence représente l’Association pour tout évènement et elle sera généreuse en ramenant les sujets et enlignements à l’exécutif, pour un meilleur suivi;

La présidence pourra être accompagnée par un membre de l’exécutif lors de ces évènements, cette personne sera décidée en exécutif;

 

2. La vice-présidence :

En l’absence de la présidence, la vice-présidence accomplira toutes les tâches de la présidence.  Elle prendra également toute autre fonction en remplaçant la présidence et doit également avoir la responsabilité d’un dossier de comité en faisant un suivi à l’exécutif;

 

3. Secrétariat-trésorerie;

1. En plus d’assumer la garde du sceau, le secrétaire-trésorier doit dresser, conserver les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’exécutif, des assemblées générales ou spéciales et s’ajoutent toutes les tâches relatives à son poste et tous les autres pouvoirs que le comité exécutif pourra lui désigner;

 

2. Il a la responsabilité de faire signer les cartes de membre de l’Association et d’émettre leur carte aux membres. Il aura également la responsabilité de classer toute la correspondance de l’Association, tenir à jour les rapports et faire un point spécifique concernant la correspondance à l’exécutif ;

 

3. Tout comme les autres personnes officières, en cas d’absence pour une longue durée, elle verra en informer l’exécutif et à regarder la possibilité d’assumer quand même ses fonctions et dans le cas contraire, l’exécutif verra à la remplacer jusqu’à la fin de son mandat;

 

4. Le secrétaire-trésorière devra conserver les livres de procès-verbaux, les registres ainsi que les livres de comptabilité pendant toute la durée de son mandat et les faire suivre à la personne qui lui succède. Les factures, reçus et correspondance générale pourront être détruits après 7 ans, par suite d’une proposition de l’exécutif;

 

5. Il devra également garder en archives, les registres : procès-verbaux, les listes des membres ainsi que leurs coordonnées, les statuts et règlements de l’Association ainsi que copies des amendements apportés aux statuts et règlements existants;

 

6. Il aura la responsabilité de mettre à disposition des membres les statuts et règlements;

 

7. Le secrétaire-trésorier devra déposer tous les argents reçus au nom de l’Association en gardant la pièce justificative dans le dossier. L’Association possède 2 signataires pour les chèques : le premier est le président et le second le secrétaire-trésorier. La personne trésorière signera les chèques en tant que 2^e signataire et s’occupera de l’acheminement de ceux-ci vers leur destinataire.

 

8. Le secrétaire-trésorier doit fournir un rapport sur les états financiers incluant des prévisions budgétaires pour l’année à venir en assemblée générale pour adoption des membres;

 

1. Les livres de comptabilité et registres des procès-verbaux peuvent être consultés par toute personne membre de l’Association en autant que celle-çi fasse la demande préalablement avec un délai raisonnable au secrétaire-trésorier;

 

4. Les personnes Directrices :

1. Trois (3) personnes seront élues directrices en assemblée générale et rempliront les tâches et dossiers de l’Association, dûment partagés entre elles;
2. La distribution des dossiers peut être faite par intérêt, par expérience et connaissances;
3. La présidence sera membre ex-officio des tous les comités formés, toujours dans le but d’avoir une continuité et de soutenir les membres;

 

5. Tous les officiers

1. Chaque officier de l’exécutif devra faire un rapport annuel lors de l’assemblée générale.
2. Préalablement les rapports doivent être adoptés lors de la réunion de l’exécutif précédant l’assemblée générale;
3. A la fin de son mandat, chaque officier de l’exécutif devra remettre tous les biens appartenant à l’Association ainsi que tous les codes, liste d’adresses, mot de passe, accès, contenu virtuel et autres propriétés qui concerne l’Association.

 

Article VIII

 

Membre :

Toute personne, famille et organisation peut devenir membre sur demande et acceptation auprès du conseil d’administration. L’exécutif verra à administrer et à appliquer les règles d’admissibilité et les règlements ci-après.

 

1. Membres annuels.

1. Un membre individuel doit être une personne âgée de 18 ans et plus;
2. Un membre familial : deux adultes avec leurs enfants en bas de 18 ans demeurant sous le même toit;
3. Un membre junior : moins de dix-huit ans au 31 décembre ;
4. Un membre de courtoisie : un nouveau membre qui a acheté au cours de l'année un cheval arabe à un membre en règle;
5. Un membre honoraire : une société, un individu;
6. Un membre à vie : ce sont les membres fondateurs déjà connus (2);
7. Un membre sociétaire/annonceur : individu ou regroupement.

 

2. Demande d’adhésion :

1. Le membre doit signer un formulaire fourni par l’Association et doit le remettre au secrétaire-trésorier;
2. La cotisation de la carte de membre est valide du 1^er janvier au 31 décembre (pour 1 an) de chaque année.
3. Le membre ayant payé des frais d’adhésion pour sa carte a le droit aux services : d’accompagnement, d’aide et de participer aux différentes activités organisées par l’Association;
4. Les nouveaux membres devront être admis dans une réunion de l’exécutif et auront le droit de voter uniquement une fois admis;
5. Seuls les renseignements nominatifs autorisés par la signature du membre visé pourront être divulgués.
6. Les montants fixés pour les différentes catégories d’adhésion (carte de membre) seront convenus/votés lors de l’assemblée générale annuelle.

 

Article IX

 

Règlements

1. Un membre en règle est un membre qui se conforme aux règlements ci-énoncés, qui n'a aucun arrérage dans ses cotisations ou autres frais et qui n'a pas été suspendu. Tous les membres en règle bénéficient de tous les droits et privilèges de l'Association à moins qu’une décision contraire en exécutif ait été voté.

 

2. Chaque membre aura droit à un certificat de membre de l'Association dans la forme décrétée par l’exécutif. En cas de perte, mutilation ou destruction de ce certificat de membre, un duplicata pourra être émis selon les modalités déterminées par le bureau des directeurs.
3. La responsabilité financière de chaque membre de l’Association est limitée au montant de la carte de membre ou autres frais dues;
4. Un membre peut, en tout temps, démissionner de l'Association en faisant parvenir au secrétaire-trésorier de l'Association un avis écrit de son intention; il n'y aura aucun remboursement des frais d'inscription.
5. L’exécutif aura le pouvoir de suspendre ou d'exclure tout membre qui ne se conforme pas aux règles énoncées dans les statuts et règlements, ou dont les agissements, selon l’exécutif, vont à l'encontre des intérêts de l'Association.

1. En cas de réception d’une plainte ou réception d’informations concernant un incident causé par un membre vis-à-vis un autre membre ou l’association. L’exécutif pourra procéder à un avertissement écrit afin de faire cesser les agissements fautifs.
2. En cas de récidive, l’Exécutif pourra entamer des démarches supplémentaires selon la gravité des actes. L’Exécutif pourra convoquer le membre fautif à une rencontre pour lui remettre une lettre donnant les raisons de sa suspension pour une période de 60 jours le cas échéant; 
3. Ce membre suspendu ou exclu pourra faire une demande de réintégration en réunion de l’exécutif. Si l’exécutif maintient sa décision, le membre suspendu/exclu pourra s’adresser à l’assemblée générale pour venir plaider sa cause.  Il devra obtenir le vote des 2/3 des membres présents en sa faveur pour être réintégrer.

 

6. Toute personne exclue d'une association incorporée sous le Live-stock Pedigree Act ne sera pas éligible pour devenir membre de cette association, et s'il en est déjà membre au moment de son expulsion, sa carte de membre sera révoquée.

 

7. Aucun membre ne pourra bénéficier des droits et privilèges de l'Association pendant l'année où il n'aura pas payé sa cotisation de membre. Chaque année, au 31 mars, tous les membres qui auront payé leur cotisation de l'année précédente mais qui n'auront pas payé celle de l'année en cours, seront retirés de la liste de membres. Cependant, ils pourront à nouveau devenir membre en se conformant aux procédures d'admission prévues dans les statuts et règlements.

 

Article X

 

Vote.

1. Seuls les membres en règle ont le droit de vote en assemblée générale ou spéciale. Le membre individuel et le membre de courtoisie possède un droit de vote. Dans le cas des adhésions de type familial ou annonceur/sociétaire, un seul droit de vote est permis et le nom de la personne (âgée de 18 ans et plus) choisie comme représentant ayant le droit de vote doit être fourni lors de l’inscription avant le début de la réunion.
2. Une proposition doit être votée à main levée, à moins que le vote secret soit demandé;

 

3. La présidence doit voter seulement en cas d’égalité pour trancher la décision lors d’un vote à une assemblée générale et/ou spéciale;

 

4. Lors des élections, au cas où plus d’une personne se présente à un poste, le vote sera pris à bulletin secret. 

 

S’il y a plus d’un poste en élection, l’exécutif peut suggérer à l’assemblée de faire une élection permettant des mises en candidature pour combler tous les postes en même temps et s’il y a plus de personnes qui acceptent, alors il devra y avoir un vote par bulletin secret, les personnes qui obtiennent le plus de votes seront élues;

 

5. Lors des élections des membres de l’exécutif, l’assemblée nommera préalablement un président et une secrétaire d’élections. Ces derniers ne doivent pas être se présenter en élection;

 

6. Le résultat du vote de l’élection peut être demandé uniquement par une personne qui était mise en candidature à un poste;

 

Article XI

 

Dépenses,revenus et biens

1. Les revenus de l’Association ainsi que ses biens, de quelque source qu’ils proviennent, devront être utilisés uniquement pour promouvoir et développer les objectifs de l’Association. Par conséquent, aucun avoir ne peut être payé ou transféré directement ou indirectement par la voie de bonus ou de toute autre façon à titre de profits ou de gains à un membre ou à qui que ce soit;

 

2. Il est entendu toutefois qu’aucune des dispositions du présent article ne pourra empêcher le paiement « bona fide » de toute personne pour les services qu’elle a effectivement rendus à l’Association, que ces personnes soient membres ou non de l’Association et des dépenses encourues par les personnes officières au nom de l’Association et pour les affaires de l’Association, si tels paiements ont été approuvés au préalable par l’Exécutif.

 

 

Article XII

Rapports des personnes vérificatrices et les rapports annuels 

Lors de l’assemblée annuelle, le secrétaire-trésorier devra présenter un rapport détaillé, de toutes les transactions et dépenses de l'année précédente ainsi que de l'actif et du passif de l'Association dûment signé par les vérificateurs. La vérification des livres de comptabilité devra avoir été faite par deux (2) personnes vérificatrices élues en exécutif. Ces personnes peuvent ne pas être membre.

 

Article XIII

 

Assemblées

 

Assemblée de l’Exécutif :
Les assemblées de l’exécutif seront convoquées par la présidence qui informera de la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour.

 

Les assemblées spéciales du conseil peuvent être convoquées en tout temps et lieu par le président, le vice-président, le secrétaire-trésorier ou trois et plus des directeurs. Dans ces cas, le secrétaire-trésorier ou la personne convoquant l’assemblée doit faire parvenir un avis de convocation à chacun des directeurs. Des assemblées peuvent être tenues en tout temps et en tout lieu sans avis de convocation officielle en autant que tous les membres aient été avisés.

 

Assemblée générale :

L’Exécutif pourra convoquer l’assemblée générale en informant les membre de la date, heure, lieu et ordre du jour qu’il aura déterminé en exécutif, dans un délai d’au moins quatorze (14) jours d’avis; la tenue de l’assemblée pourra se faire par le moyen jugé approprié;

L’Exécutif devra utiliser le moyen adéquat pour rejoindre les membres;

 

L’ordre du jour pourra être :

-Mot de bienvenue;

-Présentation de la liste des membres votant;

-Lecture et adoption de l’ordre du jour;

-Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale précédente (ou derniere réunion);

-Rapports et compte-rendu des activités à être déposés et adoptés;

-Varia;

-Lors de l’assemblée générale, élection des directeurs et officiers.

-Mise en place des membres de l’exécutif élus;

-Levée de l’assemblée.

                                        

             Assemblée générale spéciale 

 L’Exécutif pourra, entre les assemblées générales, convoquer une assemblée          spéciale pour une urgence, sur un sujet qui doit être débattu entre les membres rapidement;

L’exécutif devra envoyer une convocation informant les membres de :

La date, l’heure, l’endroit ainsi que le ou les points urgents qui y seront discutés;

 

*En cas de contestation sur une procédure non prévue par les présents statuts et règlements, le code de procédures Morin prévaudra.       

 

 

Article XIV        

Quorum 

 

Assemblée de l’Exécutif :

Les personnes officières doivent être informées de la tenue de la réunion, le lieu, l’heure et les points qui y seront discutés;

Le quorum de la réunion de l’exécutif est de 4; (si ce ne sont pas tous les postes qui sont comblés le calcul du quorum peut varier en autant que c’est la moitié plus 1)

Le vote se prend sur chaque proposition;

Pour toute décision à être votée : La majorité des voix est requise pour être adoptée.

La présidence ne doit pas voter en CA, sauf en cas d’égalité des voix.

 

Assemblée générale ou spéciale :

           Le quorum sera atteint : Pourvu qu’un avis de convocation ait été adressé à chacun des

           membres, le quorum pour une assemblée générale ou toute assemblée spéciale des                

           membres équivaudra aux membres en règle présents.

 

Article XV

 

Code d’Éthique.

Dans son fonctionnement l’Association verra à maintenir les principes suivants :

1. Le respect envers les membres de l’exécutif ainsi que de tous les autres membres de l’Association;
2. Agir avec honnêteté;
3. Agir avec intégrité dans notre conduite qui touche toutes les activités;
4. Agir avec transparence dans les actions, les communications, ceci pour susciter la confiance;
5. Placer l’honnêteté et l’intégrité au-dessus du désir d’une récompense personnelle;
6. Être courtois dans tous les contacts;
7. Aborder les conflits et confrontations de façon constructive;
8. Reconnaître nos erreurs et rectifier les conséquences négatives;
9. Agir avec bienséance dans les actions; remerciements publics ou par un moyen qui rejoindra les personnes. Apprécier et honorer dans les actions bénéfiques pour l’Association.

 

Article XVI

 

           Statuts et règlements et les amendements

1. Ces statuts et règlements peuvent être modifiés ou révoqués.  Cependant, toute modification, amendement ou révocation n'entrera en vigueur qu'après avoir été adopté par les deux tiers des membres en règles de l'Association présents, en personne ou par procuration, à une assemblée spéciale dûment convoquée à cette fin.
2. La ou les membres qui déposent des modifications devront être présentes à l’assemblée pour expliquer son ou ses amendements;
3. Toute proposition, ayant pour effet de modifier les présents statuts et règlements, doit être signée par au moins un membre en règle de l'Association et remise au secrétaire-trésorier au moins 30 jours avant la tenue d’une assemblée générale et devra apparaître sur l’avis de convocation et l’ordre du jour, sinon l’assemblée ne pourra prendre de vote sur les propositions d’amendements.

 

*Aux fins d’interprétation de cette constitution, le singulier englobe le pluriel et le féminin englobe le masculin.

Révisé et accepté 9 mars 2025